Skuteczne gospodarowanie czasem w dobie online „spotkaniozy”

zoom fatigue spotkanioza spotkania

Zainspirowany artykułem Lecha Sawonia, mojego kolegi developera z DocPlanner Tech, postanowiłem podzielić się z Wami sposobami na radzenie sobie z natłokiem spotkań w pracy. Jak w covidowych czasach nie dać się zoom fatigue, a przy okazji ocalić swój kalendarz przez zapchaniem? Jest kilka prostych sposobów na to, by opanować spotkania. Zapraszam!

Spis treści

Spotkania są potrzebne

Podejrzewam, że Twoją pierwszą reakcją na nadmiar online spotkań w ciągu dnia pracy jest bunt i myśli w rodzaju „po cholerę mi te wszystkie spotkania? Przecież jestem programistą!„. To zupełnie normalna reakcja. Pracując w większej firmie, a tym bardziej w szeroko rozumianej metodyce zwinnej, nie unikniesz wielu spotkań. Uwierz mi, że na dłuższą metę nie dałbyś rady pracować w totalnej izolacji i odcięciu od zespołu. To nie miałoby sensu i skończyłoby się prędzej czy później katastrofą.

Zamiast więc buntować się i opuszczać ważne spoty takie jak daily, planning, refinement czy retro, spróbuj lepiej zaplanować swój czas i pogodzić się z tym, że dla Twojego (i zespołu) dobra na niektórych spotkaniach po prostu musisz być. Z taką świadomością naprawdę łatwiej żyć. A co z pozostałymi – tymi mniej ważnymi? No właśnie, tutaj możesz zaoszczędzić dla siebie sporo czasu.

Osobiście staram się być na każdym spotkaniu zespołowym. Nie opuszczam zwłaszcza tych dotyczących naszego produktu, spotkań cyklicznych oraz stricte technicznych z developerami, czyli wszelkiego rodzaju refinement’ów czy planningów naszego backlogu. Inna grupa to spotkania ogólnofirmowe dla dużej liczby uczestników. Jeśli nie dotyczą one strategicznych obszarów lub nie są związane z tym co robię w zespole – czasam je po prostu odpuszczam. Tym bardziej jeśli kolidują z ważniejszymi zajęciami.

Niektóre spotkania mogą odbyć się bez Ciebie (serio) 😉

Do niedawna miałem odruch, że jak tylko ktoś „wrzucał” mi w kalendarz kolejne spotkanie natychmiast potwierdzałem swoją obecność i nie wyobrażałem sobie robić inaczej. Przecież skoro zostałem zaproszony, to nie może się ono odbyć beze mnie. Otóż nie, to błędne podejście. Okazuje się, że często zostajemy dodani jako uczestnicy opcjonalni. I wtedy spokojnie możemy takie spotkanie odpuścić. Proste prawda? A jednak wielu z nas łapie się w tę pułapkę dostępności „zawsze, wszędzie i dla wszystkich”.

Mam oczywiście świadomość, że to wszystko zależy od firmy, konkretnego spotkania i wspólnie przyjętych w organizacji zasad. Jednak generalnie warto wyrobić sobie nawyk sceptycznego podchodzenia do nowych spotkań. I od razu dodam, że nie ma to nic wspólnego z ich unikaniem. To po prostu postawa oparta na zdrowym rozsądku.

Jeśli zdarzy Ci się dzień pełen spotkań, ale będą one dla Ciebie bardzo ważne, nie wahaj się po prostu na nie iść. Nawet jeśli będzie to kosztem znacznego zmniejszenia czasu, który przeznaczysz tego dnia na pracę. Dlaczego? Bo spotkania to po prostu część Twojej pracy. Obecne taski zapewne możesz dokończyć kolejnego dnia – bez szkody dla pracy całego zespołu.

Cykliczne !== obligatoryjne

Prawdopodobnie w zespole, w którym pracujesz, masz serię cyklicznych spotkań np. daily, retro czy refinement. I tu od razu ważna informacja. Świat się nie zawali jeśli czasami opuścisz takie spotkanie. Może ono kolidować i nakładać się z innym ważnym spotem, a może masz po prostu w tym czasie inne istotne rzeczy do zrobienia.

Zakładając, że Twój zespół oraz przełożony są rozsądnymi ludźmi, z pewnością zrozumieją taką sytuację i nikt nie będzie robił z tego problemu. Przecież nie rozliczasz się z liczby „odhaczonych” spotkań, a ze swojej pracy.

Wyznacz spotkaniowy blok czasu

Dobrym pomysłem na zapanowanie nad nawałem spotkań jest wyznaczenie sobie bloku czasu np. trzy godziny (12:00-15:00), podczas których przyjmujesz dodatkowe spotkania – nie licząc oczywiście stałych spotów zespołowych. W pozostałym czasie po prostu odrzucasz spotkania. Jak to w praktyce zrobić?

Najłatwiej ustawić sobie w kalendarzu blok – spotkanie obejmujące wybrany przez Ciebie zakres godzinowy i dopisać, że jest to Twój czas na spotkania. W tym momencie każdy, kto będzie chciał Ci wstawić wtedy spota, dostanie jasną informację, że możesz przyjąć kolejne spotkanie.

Ja zrobiłem odwrotnie, czyli określiłem tzw. czas skupienia (focus time), w godzinach 8:45 – 10:45, w którym intensywnie programuję i nie przyjmuję żadnych spotkań. No, chyba że jest to jakaś wyjątkowo ważna kwestia. Zwykle staram się też wygospodarować podobny blok po południu w godzinach 14:00-16:00. Takie podejście bardzo dobrze się sprawdza. Z jednej strony daje dużo spokoju, a z drugiej jest jasnym komunikatem dla innych kiedy mogą się z Tobą spotkać.

Zaprzyjaźnij się z komunikatorem

W określaniu czasu spotkań lub czasu skupienia ważną rolę może też odgrywać komunikator. Jeśli stosujesz podejście blokowe, nie zapomnij odzwierciedlić tego w swoim statusie np. na slacku. Dzięki temu osoba, która zobaczy, że w danym momencie jesteś skupiony na pracy i prosisz o nie przeszkadzanie, zapewne nie napisze do Ciebie w sprawie, która może poczekać.

W temacie komunikatorów warto też pamiętać, że praca zdalna jest przecież pracą asynchroniczną. Dlatego nikt nie oczekuje, że odpiszesz natychmiast. Nie musisz też cały czas zaglądać na kanały jeśli tylko dostaniesz powiadomienie o nowej treści. Warto jednak nie „przeginać” w drugą stronę. Spotkałem się niestety z osobami trochę za luźno podchodzącymi do tematu. Czekanie kilka godzin na odpowiedź od kolegi z zespołu to zdecydowanie za wiele. Poszukaj więc swojego złotego środka.

Doskonale jednak rozumiem, że nie jest łatwo zdystansować się od powiadomień, gdyż sam mam problem z byciem „nie na bieżąco”. Dobrym rozwiązaniem jest ograniczenie liczby kanałów do tylko tych niezbędnych lub wyciszenie części z nich. Można też w czasie skupienia wyłączać powiadomienia, by dać sobie chwilę prywatności. Potem jednak warto je przejrzeć, bo a nuż, wydarzyło się coś istotnego.

Jeśli więcej, to na pewno krócej

Jeśli pomimo stosowania powyższych reguł w dalszym ciągu czujesz, że przytłacza Cię liczba spotkań i trudno Ci znaleźć dłuższe bloki czasu na pracę w skupieniu, warto porozmawiać o tym z zespołem. Dobrą okazją do poruszenia tej kwestii np. retro. U mnie w zespole często rozmawiamy o tych kwestiach i staramy się wypracować rozwiązania korzystne dla wszystkich.

Jednym ze sposobów jest maksymalne skrócenie spotkań. Dla przykładu pół roku temu nasze daily trwało nawet 40 minut. Obecnie zajmuje maksymalnie 15 minut, a nierzadko nawet 10 minut. W dalszym ciągu ma wysoką jakość merytoryczną. Wierzę w to, że praktycznie każde spotkanie da się sensownie skrócić, nie zmniejszając przy tym jego jakości.

Z kolei większe spotkania np. refinement dużego projektu warto rozbić na kilka mniejszych. Pozwoli to zachować skupienie i ograniczyć zmęczenie podczas pojedynczego spotkania. Dodatkowym atutem tego podejścia jest więcej czasu na przemyślenie tematu, czego często brakuje podczas długich i intensywnych spotkań. Warto rozważyć też tzw. „ice breaker”, czyli krótki rozluźniający wstęp do spotkania np. jakaś gra online.

Nie wszystko trzeba omawiać na spotkaniach

Pamiętaj, że nie każda sprawa jest warta omawiania na spotkaniu. Często można rozwiązać jakiś problem, rozmawiając w komunikatorze. Jeśli mam np. pytanie dotyczące kodu, którego nie chcę pisać w komentarzu do pull requestu, wówczas zaczepiam kolegę na slacku. Wątpliwości dotyczące produktu – analogicznie – zadaję naszemu product ownerowi na slacku. Dopiero jeśli kwestia jest bardziej zawiła i wymaga opinii kilku osób, warto rozważyć zorganizowanie spotkania.

W sytacji gdy rozmawiasz często z tą samą grupą osób, fajnie sprawdza się stworzenie grupy w komunikatorze. Wówczas wiele spraw można omówić wspólnie, a niekoniecznie na spocie. Nie chcę oczywiście demonizować spotkań i odradzać Ci ich za wszelką cenę, gdyż często wnoszą dużą wartość. Jednak warto organizować je tylko w najważniejszych sprawach. A te mniej istotne omawiać sprawnie w komunikatorze. To pozwoli zaoszczędzić sporo czasu.

Podsumowanie

Mam nadzieję, że dzięki kilku moim radom uda Ci się zapanować nad natłokiem online spotkań w pracy. A może znasz inne sposoby ich lepsze zaplanowanie? Chętnie dowiem się, co myślisz na ten temat! Napisz do mnie 🙂

Wojciech Pilich

Autor tego bloga. PHP Developer z pisarskim zacięciem. Wyznawca czystego kodu, a zwłaszcza zasad YAGNI i KISS. Pasjonat nowych technologii, fan Gwiezdnych Wojen, a po pracy miłośnik kotów syberyjskich. Z wykształcenia humanista, z zamiłowania programista.

1 Comment

Dodaj komentarz

*